Γράφει:

Μέθοδος Κοστολόγησης Activity Based Costing (ABC)


του Πέτρου Αλεξάνδρου

 

Πολλές εταιρείες έχουν εγκαταλείψει την μέθοδο κοστολόγησης ABC διότι δεν έχει την δυνατότητα να αντιληφθεί την πολυπλοκότητα των λειτουργιών τους, χρειάζεται πολύ χρόνο να εφαρμοστεί και το κόστος σχεδιασμού και συντήρησης της είναι πολύ ψηλό. Θεωρητικά, η μέθοδος ABC φαίνεται να είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να διαχειριστεί μία εταιρεία τους περιορισμένους πόρους της. Πολλοί διευθυντές όμως που έχουν δοκιμάσει να εφαρμόσουν την μέθοδο ABC στις εταιρείες τους σε μεγάλη κλίμακα έχουν εγκαταλείψει την προσπάθεια λόγω του μεγάλου κόστους και της δυσφορίας των υπαλλήλων τους.

Μια νέα μέθοδος

Οι διευθυντές θα πρέπει να προσπαθήσουν ξανά για να εφαρμόσουν νέα μέθοδο κοστολόγησης ABC, η οποία να αποφεύγει τις δυσκολίες που παραδοσιακά αντιμετώπιζαν οι εταιρείες όταν εφάρμοζαν σε μεγάλη κλίμακα την ABC, βασιζόμενες σε υπολογισμούς παρά σε στοιχεία που προκύπτουν από έρευνα που γίνεται με τους υπαλλήλους της εταιρείας. Η νέα μέθοδος ABC θα παρέχει επίσης την δυνατότητα στις εταιρείες να αντιληφθούν καλύτερα την πολυπλοκότητα των λειτουργιών τους με ένα σύστημα το οποίο στοιχίζει λιγότερα από το προηγούμενο.

Η ρίζα του προβλήματος με την μέθοδο κοστολόγησης βρίσκεται στον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες σχεδιάζουν το σύστημα ABC. Ας υποθέσουμε ότι αναλύουμε ένα τμήμα εξυπηρέτησης πελατών, το οποίο διεκπεραιώνει 3 λειτουργίες: καταχωρεί παραγγελίες, διαχειρίζεται αιτήματα και παράπονα πελατών και διενεργεί ελέγχους πιστωτικών ορίων. Τα συνολικά έξοδα του τμήματος (μισθοί προσωπικού, έξοδα διοίκησης, μηχανογραφικά έξοδα και άλλα) ανέρχονται σε €560,000. Οι πραγματικές ή οι αναμενόμενες ποσότητες ανά τρίμηνο για τις 3 λειτουργίες του τμήματος είναι 49,000 παραγγελίες, 1,400 αιτήματα/παράπονα πελατών και 2,500 έλεγχοι πιστωτικών ορίων. Για να σχεδιάσει και να εφαρμόσει ένα παραδοσιακό σύστημα ABC για το τμήμα αυτό θα πρέπει η εταιρεία να διενεργήσει έρευνα και να ζητήσει από τους υπαλλήλους να υπολογίσουν το ποσοστό του χρόνου εργασίας τους που αναλώνουν ή αναμένουν να αναλώσουν στις 3 λειτουργίες και με βάση το μέσο όρο των ποσοστών που θα προκύψουν γίνεται η κατανομή των εξόδων στο τμήμα αυτό.

Ας υποθέσουμε ότι οι υπάλληλοι ανέφεραν ότι αναλώνουν ή αναμένουν να αναλώσουν 70% των εργάσιμων ωρών τους στις παραγγελίες, 10% στα αιτήματα/παράπονα των πελατών και 20% στους ελέγχους πιστωτικών ορίων. Με βάση το ΑΒC αυτό σημαίνει ότι κάθε παραγγελία στοιχίζει €8, κάθε αίτημα €40 και κάθε έλεγχος πίστωσης €44,80. Με βάση αυτούς τους αριθμούς (cost driver rates) η διεύθυνση της εταιρείας θα χρεώσει τα έξοδα του τμήματος στους πελάτες της που χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες του τμήματος. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί ικανοποιητικά στην περιορισμένη εφαρμογή της σε ένα τμήμα, κατάστημα, γραφείο ή παραγωγική μονάδα. Δυσκολίες προκύπτουν από την εφαρμογή του συστήματος σε μεγάλη κλίμακα για χρήση σε συνεχή βάση. Σε μια τράπεζα όπου εφαρμόστηκε τοABC, το σύστημα χρειάστηκε 70,000 υπαλλήλους σε 100 υποκαταστήματα της τράπεζας για να υποβάλλουν μηνιαίες εκθέσεις για την κατανομή των εργάσιμων ωρών τους. Η τράπεζα απασχόλησε 14 υπαλλήλους σε πλήρη βάση για να διαχειριστούν την συλλογή, καταχώρηση και επεξεργασία των πληροφοριών από τις εκθέσεις των υπαλλήλων.

Ο χρόνος και το κόστος που απαιτείται για τον σχεδιασμό, την εφαρμογή και την συντήρηση του συστήματος ABC σε αυτή την κλίμακα είναι ένα σημαντικό εμπόδιο για την ευρύτερη υιοθέτηση του από τις περισσότερες εταιρείες. Επειδή το σύστημα ενημερώνεται με νέα δεδομένα σε μη τακτά χρονικά διαστήματα λόγω του ψηλού κόστους των επαναλαμβανόμενων συνεντεύξεων, ερωτηματολογίων και ερευνών, οι υπολογισμοί που προκύπτουν από το σύστημα σχετικά με το κόστος λειτουργιών, προϊόντων και υπηρεσιών, θα καταστούν εντός μικρού χρονικού διαστήματος ανακριβή. Επιπρόσθετα, τα στελέχη της εταιρείας σπαταλούν τον χρόνο τους συζητώντας για την ακρίβεια των αριθμών που προκύπτουν από το σύστημα (cost driver rates) με βάση προσωπικές γνώμες και αντιλήψεις αντί να προσπαθήσουν να επιλύσουν τα προβλήματα που εντοπίζει το σύστημα, όπως αναποτελεσματικές παραγωγικές διαδικασίες, ζημιογόνα προϊόντα, ασύμφοροι πελάτες και αχρησιμοποίητη παραγωγική δυνατότητα.

Αυξανόμενες ανάγκες

Καθώς οι δραστηριότητες της εταιρείας αυξάνονται, μεγαλώνει και το λεξικό δραστηριοτήτων του συστήματος, για να μπορεί να αποδώσει περισσότερες λεπτομέρειες για τις λειτουργίες ή για να επεκτείνει την εφαρμογή του συστήματος σε ολόκληρη την εταιρεία , αυξάνοντας έτσι τις ανάγκες του συστήματος για αποθήκευση και επεξεργασία του αυξανόμενου όγκου πληροφοριών. Ενδεικτικά αναφέρεται η περίπτωση εταιρείας που έχει 150 λειτουργίες στο σύστημα ABC, αντιστοιχεί σε αυτές τις λειτουργίες 600,000 είδη εξόδων και χρησιμοποιεί το σύστημα σε μηνιαία βάση για 2 χρόνια. Το σύστημα θα χρειαστεί υπολογισμούς και φύλαξη για 2 δισεκατομμύρια δεδομένα. Μια τέτοια επέκταση έχει σαν αποτέλεσμα το σύστημα κοστολόγησης ABC να ξεπεράσει την χωρητικότητα εργαλείων spreadsheets, όπως το Excel, με αποτέλεσμα να απαιτούνται μέρες ολόκληρες για την επεξεργασία μηνιαίων δεδομένων, κάτι που είναι πρακτικά μη αποδεκτό.

Ο Πέτρος Αλεξάνδρου είναι Senior Lecturer in Financial Management, The Cyprus Institute of Marketing

One Comment

  1. Pingback

Σχολιάστε

Επιτρέπονται τα εξής στοιχεία και ιδιότητες HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>